BSB-logo Anleitung zur Mitgliederverwaltung

4 Typische Anwendungsfälle

4.1 Speichern der Stammdaten von Verein und Ensembles

Die Stammdaten von Verein und Ensemble müssen auch ohne Änderungen einmal jährlich zwischen dem 1. Oktober und dem 28. Februar gespeichert werden. Damit bestötigt der Verein gegenüber dem BSB die Richtigkeit der Daten.
Die jährliche Überprüfung und Speicherung der Daten ist Voraussetzung für die Gewährung von Zuschüssen und die Verleihung von Ehrungen seitens des BSB.

  1. Aufruf, ggf. Änderung der Daten und anschließendes Speichern des A0-Bogens mit den Stammdaten des Vereins (s. Kapitel 2.2.1.1)
  2. Aufruf, ggf. Änderung der Daten und anschließendes Speichern der AN-Bögen für alle Ensembles mit den Stammdaten des jeweiligen Ensembles (s. Kapitel 2.2.1.2)

4.2 Anlegen eines neuen Ensembles und Eingabe der Einzelmitglieder

Das Anlegen eines neuen Ensembles und die Eingabe der Einzelmitglieder ist folgendermaßen durchzuführen:

  1. Anlegen, ausfüllen (soweit möglich) und speichern des AN-Bogens mit den Stammdaten für das neue Ensemble. (s. Kapitel 2.2.3)
  2. Einfügen der Einzelmitglieder in das Ensemble. Dies kann auf dreierlei Weisen geschehen:
    1. Falls die Mitglieder des neuen Ensembles bereits Vereinsmitglieder sind, können sie aus der Liste der Vereinsmitglieder per Mausklick ausgewählt werden. (s. Kapitel 2.1.4)
    2. Die Mitglieder können einzeln aus der Mitgliederdatenbank ausgewähtml werden oder, Falls sie noch nicht in der Datenbank vorhanden sind, neu angelegt werden. (s. Kapitel 2.1.4)
    3. Die Mitglieder können Über eine .CSV-Datei eingespielt werden. (s. Kapitel 2.2.2)
  3. Wenn im AN-Bogen noch Daten nachzutragen sind (z.B. Ensembleleiter), so ist dies zu tun und der Bogen erneut zu speichern. (s. Kapitel 2.2.1.2)

4.3 Mitgliederdaten eines Vereins und aller Ensembles aktualisieren

Diese Aufgabe betrifft alle Vereine mindestens einmal im Jahr vor dem Stichtag 28. Februar.

Insbesondere kann damit auf einfache Weise die Datenhaltung mit nicht aktiven Vereinsmitgliedern (Fördermitgliedern) bewältigt werden, falls der Verein Fördermitglieder in der Mitgliederdatenbank aufführen möchte. Dazu ist die Reihenfolge der nachfolgend beschriebenen Schritte unbedingt einzuzahlten (s. Kapitel 2.2.2):

  1. Abspeichern der durch .CSV-Export erzeugten Mitgliederlisten des Vereins und aller Ensembles.
  2. Ändern der Daten in den einzelnen Listen:
    • Entfernen aller ausgeschiedenen Mitglieder aus den Ensemblelisten und alle ausgeschiedenen und aktiven Mitglieder ais der Vereinsliste
    • Ggf. Änderung von Adress- und Kontaktdaten (Telefon, Mobiltelefon, Fax, e-mail) der verbliebenen Mitglieder
    • Eintragen der hinzugekommenen aktiven Mitglieder in den Ensemblelisten und der hinzugekommenen Fördermitglieder in der Vereinsliste
  3. Hochladen der .CSV-Datei mit den Fördermitgliedern
  4. Hochladen der .CSV-Dateien für die einzelnen Ensembles

Hinweis:Wenn es nur wenige Änderungen gibt, kann auf das Herunterladen der Daten verzichtet und die Aktualisierung der Listen direkt an den zuletzt verwendeten Listen durchgeführt werden.

4.4 Mitgliederdaten eines Ensembles aktualisieren

Für geringfügige Änderungen bei den Mitgliedern eines Ensembles wird empfohlen, die Änderungen direkt in der Mitgliederverwaltung durchzuführen. (s. Kapitel 2.2.1.4)

Für größere Änderungen bietet sich der .CSV-Export und -Import an. Dazu ist die Reihenfolge der nachfolgen Schritte unbedingt einzuzahlten (s. Kapitel 2.2.2):

  1. Abspeichern der durch .CSV-Export erzeugten Mitgliederliste des Ensembles.
  2. Ändern der Daten in der Liste:
    • Entfernen aller ausgeschiedenen Mitglieder
    • Ggf. Änderung von Adress- und Kontaktdaten (Telefon, Mobiltelefon, Fax, e-mail) der verbliebenen Mitglieder
    • Eintragen der hinzugekommenen aktiven Mitglieder i
  3. Hochladen der .CSV-Datei für das Ensemble
  4. Ggf. enfernen der ausgeschiedenen Mitglieder aus der Vereinsliste.

4.5 Eintragen einer vereins-externen Ensembleleitung

Im AN-Bogen ist eine Person als Ensembleleiter einzutragen, die aus den Mitgliedern des Vereins zu wählen ist. Wird ein Ensemble von einer Person geleitet, die nicht Mitglied im Verein ist, so muss diese vor dem Eintrag in den AN-Bogen als - nicht kostenpflichtiges - förderndes Vereinsmitglied angelegt werden.

Folgende Schritte sind dazu notwendig:

  1. Hinzufügen der Person als Mitglied im Verein, aber nicht im Ensemble (s. Kapitel 2.2.1.4)
  2. Auswahl der Person als Ensembleleiter im AN-Bogen des Ensembles. (s. Kapitel 2.2.1.2)
  3. Speichern des AN-Bogens nicht vergessen!

Letzte Änderung 20.01.2020